Los días 25 y 26 de septiembre del año en curso se llevó a cabo en la ciudad de Culiacán el Foro de Consulta región noroeste "Hacia la construcción de una Ley General de Archivos", evento que fue organizado por el gobierno de la república a través del Archivo General de la Nación con el apoyo del gobierno estatal y municipal, contándose con la participación de representantes de diversas instituciones provenientes de los estados de Baja California, Sonora, Colima, Baja California Sur, Chihuahua y Sinaloa.

Por el Instituto de Investigaciones Parlamentarias del Congreso del Estado de Sinaloa fueron ponentes en la cuarta mesa de trabajo "Principios rectores y bases de los archivos en la ley general", el jefe del Departamento de Documentación y Análisis, Lic. Héctor Enrique Valenzuela Urías, así como Arturo Aguirre Vilchis, investigador legislativo y restaurador.

En su exposición, Valenzuela destacó que "la carencia de una normatividad que obligue a las instituciones públicas a una debida organización y conservación de sus archivos, ha sido factor esencial en la escasa cultura archivística que al respecto prevalece en el estado de Sinaloa".

De igual forma, señaló- "ello ha sido una de las causas del saqueo y destrucción de documentos que a través de la historia han sufrido las instituciones públicas. Ha propiciado también “que los documentos pasados y presentes estén en el abandono o hacinados en lugares inapropiados, sin un adecuado tratamiento archivístico".

De este modo, el aporte de propuestas concretas fue el siguiente:

- Considerando que el trabajo dentro del archivo requiere de un alta especialización en mantenimiento y medidas preventivas a varios niveles, la Ley General de Archivos debe de garantizar los recursos y mecanismos para el acceso a la capacitación y el reconocimiento profesional de estas actividades.
- Que la Ley General de Archivo establezca la estructura de seguridad en el trabajo, fomentando la investigación para la misma, y en su caso, estableciendo el organismo de salud especializado para atender y monitorear los riesgos laborales.
- Contemplar la formación de un grupo especializado para la atención y rescate documental en casos de desastre.
- Establecer que ningún proyecto de actualización (digitalización, microfilmación, restauración) se lleve a cabo sin la certificación puntual en manejo documental, garantizando la conservación como objeto principal.
Entre otras propuestas, resaltó las siguientes:
- Que haya disposiciones jurídicas que obliguen a los entes públicos de las distintas esferas de gobierno al establecimiento de principios rectores, criterios, normas técnicas y procedimientos comunes en materia de organización y conservación archivística.
- Es pertinente que la ley prevea que los sujetos obligados dispongan de áreas específicas para el resguardo, control y manejo de los archivos, cuyos responsables tengan atribuciones bien definidas y cierto nivel jerárquico que les permita tomar decisiones e instrumentar las acciones necesarias en la materia.
- La ley debe anticipar también que en la medida de lo posible, los entes públicos apliquen tecnologías de la información que permitan la consulta digital de los documentos del archivo, a efecto de evitar la constante manipulación física de los originales y por consiguiente asegurar la integridad y disponibilidad de los mismos a través del tiempo.
- Prever asistencia técnica, o en su defecto el otorgamiento de apoyos financieros para los entes públicos estatales y municipales que lo requieran, a efecto de que puedan implementar lo dispuesto en la ley general.

Por su parte, Arturo Aguirre Vilchis, en calidad de investigador-restaurador, destacó que un factor importante para la degradación documental se encuentra en la constitución misma del soporte pero que los mayores daños no se deben tanto a los eventos extraordinarios- como la inundación del 19 de septiembre de 2013, y que terminó por afectar al Archivo Histórico del Congreso de Sinaloa, sino a la inadecuada manipulación y a los efectos dejados por los pasados intentos de organización o reparaciones pasadas (cintas adhesivas, grapas, perforaciones, esgrafiados, etc).

De este modo, lo más importante fue insistir en orientar el trabajo bajo medidas preventivas de Conservación que involucran el control ambiental, mobiliario y espacios adecuados como la permanente capacitación del personal a cargo, así como la profesionalización de estas actividades, ya que sin el enfoque preventivo y de capacitación, ni siquiera las instituciones más dotadas en recursos podrán hacer frente al deterioro y pérdida documental.

Por otro lado, resaltó el abandono relacionado al capital humano y los riesgos sanitarios que conlleva el trabajo de organización y conservación, acompañados de enfermedades bacteriológicas e infecciones micóticas o patologías graves asociadas al uso de sustancias para la fumigación, desinfección y restauración.

De este modo, el aporte de propuestas concretas fue el siguiente:

- Considerando que el trabajo dentro del archivo requiere de un alta especialización en mantenimiento y medidas preventivas a varios niveles, la Ley General de Archivos debe de garantizar los recursos y mecanismos para el acceso a la capacitación y el reconocimiento profesional de estas actividades.
- Que la Ley General de Archivo establezca la estructura de seguridad en el trabajo, fomentando la investigación para la misma, y en su caso, estableciendo el organismo de salud especializado para atender y monitorear los riesgos laborales.
- Contemplar la formación de un grupo especializado para la atención y rescate documental en casos de desastre.
- Establecer que ningún proyecto de actualización (digitalización, microfilmación, restauración) se lleve a cabo sin la certificación puntual en manejo documental, garantizando la conservación como objeto principal.